Adoção de Legaltech: como garantir sucesso do início ao fim

Fase 1: Antes do lançamento, preparar o terreno

Antes de sequer pensar em colocar a nova ferramenta Legaltech em produção, tudo passa por preparação. É o momento de "medir duas vezes, cortar uma"; pode parecer lento, mas uma base sólida compensa a médio prazo.

Criar consciência onde realmente importa

A maioria dos projetos de Legaltech falha não por razões técnicas, mas porque as pessoas não percebem o benefício direto para si. A prioridade não deve ser a configuração do sistema ou os vídeos de onboarding, mas sim a forma como se comunica com a equipa. Porque é que a sociedade está a investir nesta tecnologia? Vai poupar tempo na redação de documentos repetitivos? Vai ajudar a obter melhores resultados para os clientes ou a reduzir noites de trabalho tardias?

Comece estas conversas cedo, com espaço aberto para feedback, incluindo o ceticismo. Destaque pequenas vitórias e exemplos reais: por exemplo, um associado que conseguiu redigir um contrato em metade do tempo habitual durante a fase piloto. Partilhe estas histórias em reuniões ou newsletters internas. É importante que a equipa perceba que a Legaltech não é apenas uma decisão imposta de cima para baixo, nem um projeto distante gerido apenas pelo departamento de IT.

Envolva os advogados mais familiarizados com tecnologia, ou os "influenciadores silenciosos": pessoas sem cargos de liderança formais, mas cuja opinião molda a cultura da equipa. As suas perspetivas realistas, e por vezes críticas, ajudam a aproximar o plano teórico da realidade do dia a dia.

Definir a governação com clareza

Quem está, de facto, a liderar o processo? Parece óbvio, mas muitos projetos de Legaltech falham porque, apesar do entusiasmo geral, ninguém sabe quem toma as decisões finais.

A equipa de projeto deve ser multidisciplinar: IT, inovação, gestão do conhecimento e, fundamentalmente, advogados de diferentes áreas de prática que conheçam a realidade operacional. A hierarquia deve ser gerida com bom senso, já que senioridade nem sempre equivale a influência. Muitas vezes, é o associado de nível intermédio, que conhece bem tanto o trabalho com clientes como a operação interna, quem se revela o interlocutor mais valioso.

Nomeie um líder de projeto, mas deixe que a equipa funcione como um todo. E garanta que o fornecedor de software participa nas reuniões chave: traz uma perspetiva externa e experiência de outras implementações, incluindo o que funcionou e o que falhou noutras sociedades.

Definir o plano com precisão

A ambiguidade é o maior inimigo de uma adoção tranquila. Dedicar apenas algumas horas a reunir a equipa de projeto e o fornecedor para definir um plano de sucesso conjunto traz clareza e responsabilização. Quem é responsável por quê? Até quando? As dependências estão claras? Existe um documento central que todos possam consultar, mesmo que seja uma simples folha de cálculo partilhada?

Não hesite em registar por escrito os potenciais pontos de fricção. Um plano claro e transparente demonstra seriedade no compromisso com o sucesso e flexibilidade quando surgem obstáculos.

Fase 2: O lançamento, da teoria à prática

Com o trabalho preparatório feito, chega a fase mais visível: colocar a solução Legaltech em funcionamento. É aqui que o planeamento encontra a realidade e onde a capacidade de adaptação se torna essencial.

Começar por um projeto piloto

É tentador avançar em grande escala, mas a complexidade multiplica-se com a dimensão. Em alternativa, escolha um grupo dedicado, um departamento ou uma mistura de voluntários e céticos, e deixe-o testar a plataforma. Use a experiência deste grupo como ponto de partida: recolha feedback com frequência, esteja disponível para esclarecer dúvidas e celebre tanto as pequenas como as grandes conquistas.

Por vezes, envolver um departamento completo funciona melhor do que selecionar indivíduos de várias áreas, pois existe uma dinâmica de equipa que se constrói quando um grupo passa pela mudança em conjunto. As lições aprendidas, que materiais de formação não resultaram, que fluxos de trabalho não se ajustaram ao novo sistema, servem de base para o alargamento da adoção.

Os early adopters que compreendem verdadeiramente o valor da ferramenta são um dos maiores trunfos. Deixe que sejam eles a promover a solução junto dos colegas: a recomendação de um colega de confiança pesa mais do que qualquer diretiva vinda de cima.

Investir em formação com propósito

Os advogados têm, notoriamente, pouco tempo disponível, por isso a formação deve ser acessível e em doses pequenas. Reserve espaço na agenda com antecedência e ofereça várias sessões. Considere workshops específicos por departamento, ou mesmo coaching individual para quem mostrar maior resistência à mudança.

Incentive os advogados a trazerem os seus computadores e a trabalharem com ficheiros reais, pois o contexto real vale mais do que qualquer demonstração teórica. Sempre que possível, tenha um "campeão interno" a liderar parte da formação: a sua experiência prática tem mais impacto do que um tutorial genérico do fornecedor.

A formação não termina no lançamento. É importante prever sessões de reforço e cultivar um ambiente onde pedir ajuda não seja visto como falta de competência, mas como parte natural de acompanhar uma profissão em constante mudança.

O suporte é uma rede de segurança, não um pormenor secundário

O sucesso da adoção depende, em grande medida, do que acontece depois da formação. Garanta que existem "embaixadores" acessíveis em cada área de prática: pessoas a quem os colegas possam recorrer facilmente para uma dúvida rápida ou uma pequena dificuldade técnica.

Mantenha os canais de comunicação com o fornecedor sempre abertos: um canal dedicado no Slack ou Teams, sessões gravadas para consulta posterior, FAQs objetivas. Diferentes advogados adaptam-se a ritmos diferentes, isso não é um problema, é uma característica natural do processo. Adapte o suporte para que os utilizadores mais lentos, ou menos à vontade com tecnologia, se sintam acompanhados e não excluídos.

Fase 3: Depois do lançamento, crescimento e adaptação contínua

Com o software em produção e o feedback inicial a chegar, começa a verdadeira diferença entre uma implementação pontual e uma transformação real e duradoura.

Celebrar o sucesso

Reconheça o esforço e as primeiras vitórias, não deixe que se percam na rotina diária. Destaque os utilizadores mais ativos, com um pequeno prémio ou uma menção na newsletter interna. Partilhe métricas de forma transparente: por exemplo, se a equipa produziu 30% mais primeiras versões de contratos num mês, ou reduziu o tempo de negociação de NDAs.

Convide o fornecedor a colaborar num caso de estudo: ser destacado externamente reforça o orgulho interno e motiva outras equipas a envolverem-se mais. Mantenha um ambiente positivo, pois mudar a forma como os advogados trabalham é, de facto, uma conquista significativa.

Acompanhar os dados

Acompanhe indicadores quantitativos (logins, documentos criados, tempo poupado) e qualitativos (feedback direto, pontos de fricção, histórias de sucesso). Reúna-se regularmente para discutir os resultados e envolva a gestão de topo nessas sessões.

Os dados desempenham um papel duplo: identificam obstáculos cedo, permitindo corrigir o rumo, e constroem um argumento sólido para justificar novos investimentos ou a expansão do ecossistema Legaltech. Números e histórias devem coexistir, mostre não só ganhos de eficiência, mas também melhorias reais no dia a dia das pessoas. Um sócio que finalmente sai do escritório antes das 19h graças a menos entraves operacionais também é uma história que conta.

Escalar ao ritmo certo

A tentação de "expandir para toda a organização" é forte, especialmente quando os primeiros resultados impressionam a liderança. Mas sustentar a mudança exige equilíbrio. Alargue a adoção a novas equipas de forma gradual, aplicando as lições aprendidas para facilitar cada nova integração. Não prolongue o processo ao ponto de perder impulso, mas também não acelere tanto que problemas importantes fiquem por resolver.

Pergunte sempre: este próximo departamento tem o suporte, a formação e os "campeões" de que precisa? Em que é que as necessidades deste grupo diferem das do piloto inicial? Vá ajustando a abordagem, pois a adoção de Legaltech raramente segue um modelo único.

Conclusão: uma abordagem humana para uma prática jurídica moderna

O sucesso na adoção de Legaltech não depende de uma execução perfeita, mas de abertura, resiliência e de colocar as pessoas no centro de cada etapa. Nem tudo correrá como planeado. Haverá perguntas difíceis e ceticismo justificado. Mas ao respeitar cada fase do processo, antes, durante e depois do lançamento, a sociedade de advogados garante a melhor hipótese não só de usar nova tecnologia, mas de crescer com ela.

Este processo é mais do que apenas software: é uma nova forma de praticar Direito, um pouco menos morosa, um pouco mais humana e muito mais preparada para o futuro.